Consultant RPO VS cabinet de recrutement : quelle solution choisir pour recruter ?

Pour chaque startup, scaleup ou grand compte qui cherche à se développer, savoir identifier et attirer les meilleurs talents devient alors un véritable atout.

Pourtant, en 2023, selon Achil :

• 61% des recrutements sont jugés difficiles en France ;
• 32,3% des entreprises déclarent avoir contacté un prestataire externe pour recruter (vs. 29,5% en 2021).

Comment faire face à ces difficultés et quelle solution choisir pour y répondre ?

Dans cet article, nous allons comparer les deux solutions de recrutement privilégiées par les entreprises aujourd’hui et laquelle choisir selon le(s) besoin(s) en recrutement.

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Le cabinet de recrutement

Définition et contexte

Le cabinet de recrutement agit comme une agence de conseil et de solution en besoin en recrutement, auprès d’entreprises externes : PME et grandes entreprises principalement.

Certains cabinets sont généralistes, pour couvrir tout type de demande, ou spécialisés, dans l’IT, l’achat, la food, etc. Le cabinet de recrutement spécialisé, expert dans son domaine, permet d’identifier et de pré-sélectionner des candidats à haut potentiel : managers, cadres, C-level, business developer…, comme des candidats pénuriques - rares - : RSSI, directeur de programme, etc.

En France, environ 20% des recrutements se font au travers des cabinets de recrutements(spécialisés ou généralistes). Même si le chiffre est moins important que dans les pays anglo-saxons, où 2/3 des recrutements y sont externalisés, cette stratégie se développe de plus en plus en France.

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Les tarifs

Malgré l’image onéreuse des cabinets de recrutement, leur tarif dépend de plusieurs facteurs, notamment :

• les profils recherchés (haut potentiel ou pénurique par exemple),
• le niveau de spécialisation requis**,**
• le volume de candidats à recruter…

La rémunération des cabinets de recrutement se base généralement sur deux modèles :‍

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1. Rémunération au succès

Un cabinet de recrutement au succès se base sur un pourcentage du salaire brut annuel du candidat compris entre 15 et 30% (moyenne autour de 20%).

Les cabinets de recrutement  ****qui suivent ce modèle touchent la rémunération uniquement à l’intégration effective du candidat ou à la promesse d’embauche.

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Exemple :

Si les honoraires définis auprès du cabinet sont de 20% et que le candidat recruté va toucher un salaire de 50 000 euros brut annuel, les honoraires facturés seront de 10 000 €.

Ce coût est à mettre en perspective avec un recrutement « raté » qui engagerait des frais beaucoup plus importants. La commission d’un cabinet de recrutement peut donc être vue comme un investissement. Bien que certains considèrent les services des cabinets comme coûteux, externaliser ses recrutements est souvent plus rentable à long terme, surtout lorsqu’il s’agît de cabinet qui fonctionne au succès.

La rémunération au succès est le modèle le plus répandu pour les cabinets.

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2. Rémunération au forfait

Un cabinet de recrutement au forfait propose un montant fixe, quel que soit le profil recherché.  Cependant, le forfait peut être déterminé en fonction de la complexité du poste, du niveau de service demandé, des outils utilisés, ou d’autres critères spécifiques au processus de recrutement. Ce montant est établi entre les deux parties avant le lancement des campagnes de recrutement.

En général, opter pour une rémunération au forfait est avantageux en fonction du volume de profils recherchés, et permet ainsi à l’entreprise de négocier un tarif.

Moins pratiquée par les cabinets, cette forme de rémunération induit davantage de transparence de leur part et assure une meilleure vision budgétaire côté client.

Certains cabinets proposent des garanties, incluses dans la prestation ou optionnelles :

• Garantie de remplacement : en cas de licenciement ou de démission avant la fin de la période d’essai.
• Garantie de présentation : où le cabinet doit être en mesure de prouver que des efforts, des moyens ont été mis en place pour trouver un ou des candidats (diffusion de l’offre, recherche dans les CVthèques, trames d’entretien passés…). Si cette condition contractuelle n’est pas respectée, le cabinet doit rembourser l’acompte (garantie sous le mode du retainer fee).

Quoi qu’il en soit, il est important de comparer les offres de plusieurs cabinets de recrutement avant de faire votre choix.

Les avantages et les inconvénients du cabinet

Avantages :

• Une expertise pointue : les cabinets de recrutement ont une excellente connaissance du marché, des nouvelles tendances et une expertise sectorielle. Selon la demande, ils savent s’adapter, où chercher, qui contacter pour identifier la prochaine pépite qu’il vous faut. Faire appel à un cabinet spécialisé représente un véritable atout quand il manque les connaissances nécessaires en interne pour les profils spécifiques à recruter.  Leur expérience facilite la compréhension de vos besoins et leur excellente connaissance des attentes des candidats se révèle très avantageux, notamment lors de l’approche et de la négociation.
• Un accès à un pool de talents : grâce aux outils (CRM, ATS, CVthèque…) et leur réseau professionnel, les cabinets de recrutement possèdent une base de données riche et actualisée de candidats préqualifiés. Cet avantage permet de convertir des candidats passifs en candidats actifs. Cette approche décharge les équipes internes de la partie la plus chronophage du recrutement, à savoir le sourcing, tout en offrant une shortlist de candidats prêts à passer les entretiens avec les clients.
• Un gain de temps (et d’économie donc!) : les ressources internes propres aux cabinets de recrutement (humaines et informatiques) accélèrent la recherche des talents. Déléguer les process de recrutement à des cabinets permet à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier et les missions en cours en attendant de pourvoir le poste.
• Un partenaire stratégique : véritables intermédiaires entre le client et le candidat, les cabinets se distinguent par leur capacité à donner des conseils pertinents sur divers aspects clés, au-delà du côté “opérationnel” pour trouver les futurs talents. Les cabinets de recrutement travaillent en étroite collaboration avec les entreprises pour comprendre au mieux leurs besoins, tant du côté de leurs objectifs de croissance, que de leurs besoins techniques ou encore de leur culture d’entreprise. Cette proximité et cette compréhension des besoins actuels et futurs de l’entreprise va permettre au cabinet de personnaliser son approche selon la taille de l’entreprise cliente, le domaine d’activité, le poste et le profil recherché.
• Petit + : si le client fait appel au même cabinet, il gagne encore en temps et en efficacité car le  prestataire connaît son client, ses besoins, ses habitudes, ses exigences, sa culture d’entreprise…

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Inconvénients :

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• Une dépendance : même si les deux interlocuteurs échangent entre eux, le client dépend du cabinet pour répondre à ses besoins. Confier ses recrutements à des experts c’est s’assurer d’un gage de qualité même si le client n’a pas de contrôle “direct” durant le process. Ce manque de vision peut entrainer une frustration du côté client, qui ne voit que la shortlist finale.
• L’implication du cabinet : selon l’offre d’emploi et les profils recherchés, le processus de recrutement peut être long et par conséquent décourageant. Si le(s) consultant(s) d’un cabinet peinent à trouver le candidat idéal, cela peut les décourager et les désengager petit à petit, ralentissant ainsi le process.
• Des compétences aléatoires : à contrario des propos évoqués précédemment, un cabinet de recrutement possède une expertise métier mais les consultants au sein de celui-ci ne disposent pas des mêmes compétences les uns les autres. Ainsi, si un des consultants est moins qualifié pour une tâche technique de son métier, comme le sourcing, l’administratif, la négociation par exemple, cela peut impacter la qualité des process et/ou la qualité du candidat recruté (ses compétences par rapport au poste visé). De même du point de vue humain : si le consultant ne dispose pas des qualités humaines de son métier, cela peut faire fuir des candidats et ralentir la durée du process. Pensez à consulter les avis sur les sites web pour vous faire une idée et privilégiez les cabinets spécialisés.
• Une solution onéreuse : pour les petits budgets, notamment les petites structures. Selon le nombre de recrutements prévus, ainsi que l’expertise et l’ancienneté du cabinet, le tarif peut augmenter. C’est pour cela qu’il faut bien définir en amont vos besoins en recrutement, consultez les équipes concernées et les compétences manquantes pour choisir la solution qui respecte vos attentes et votre budget.

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Consultant RPO

Définition et contexte

Le consultant RPO (Recruitment Process Outsourcing) est un prestataire externe qui se voit confier une partie ou l’intégralité du process de recrutement. Le RPO est un spécialiste du recrutement qui s’adapte pleinement aux besoins et au contexte de chaque entreprise pour répondre aux objectifs de chacune d’elle. Il peut être en cabinet ou indépendant.

Depuis quelques années en France, le marché du RPO connaît une croissance importante. De plus en plus de professionnels se tournent vers ce métier et les entreprises font de plus en plus appel à cette solution.

Les outils de sourcing traditionnels ne suffisent plus et les attentes des candidats évoluent sans cesse. Le RPO se doit d’être innovant et stratégique dans son approche pour capter les candidats, répondre à ses besoins et à ceux du client.

Choisir son consultant RPO c’est s’assurer de sa capacité d’adaptation, de son matching avec la culture de l’entreprise mais aussi avec les équipes internes, de son côté “opérationnel” le jour j…

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Généralement, les missions RPO se modélise en 3 cas :

• RPO partiel : externalisation d'une partie des processus de recrutement, généralement les plus chronophages, et les plus clés du moment.
• RPO complet : le consultant prend en charge l'ensemble du processus de recrutement, de la définition du besoin à l'intégration du candidat.
• RPO à la demande : intervention sur des besoins spécifiques.

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Les tarifs

La rémunération d’un consultant RPO dépend de la prestation signée entre les deux parties : à l’heure, à la journée ou selon les prestations demandées (recrutement à l’unité par exemple).

Le prix d'une prestation en RPO est généralement un forfait défini en fonction du nombre de jours de missions et d'un TJM (Taux Journalier Moyen). À ce forfait peut parfois s'ajouter des primes selon le modèle : nombre de recrutements réalisés par le prestataire sur la période donnée.

Le niveau d’expertise est un facteur clé dans la rémunération. Pour une même prestation, un individual contributeur peut avoir un TJM entre 300 et 600€ alors qu’un Manager/Head of peut toucher entre 600 et 900€.

Les consultants expérimentés et reconnus dans leur domaine facturent des honoraires plus élevés. Même si le remote est possible pour les RPO, les consultants basés dans des grandes villes ont tendance à être plus chers que ceux qui travaillent dans des régions moins urbanisées.

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Autres facteurs qui influencent le coût :

• La taille de l’entreprise et le nombre de postes à pourvoir
• Le niveau de spécialisation souhaité
• Le type de prestation : le consultant prend l’intégralité du processus de recrutement ou une prestation partielle ou à la demande

En moyenne, le coût d'un consultant RPO se situe entre 8 000€ et 12 000€ par mois.

Il est important de comparer les offres de plusieurs consultants RPO avant de faire votre choix.

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Les avantages et les inconvénients du RPO

Les avantages

• Une optimisation des ressources : Le RPO permet de libérer les équipes internes de certaines tâches lourdes, en les confiant à des spécialistes qui utilisent des outils avancés pour automatiser ces processus. Les technologies utilisées par les RPO sont pointues et accélèrent les candidatures et la planification des entretiens. Le RPO est flexible et s'adapte aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Que vous ayez besoin de recruter en masse ou pour des postes très spécialisés, le RPO peut évoluer en fonction de vos besoins, garantissant ainsi une rapidité d'exécution et un gain de résultat.
• Une marque employeur renforcée : le RPO que vous avez choisi matche avec votre culture et pourra plus facilement pitcher votre entreprise. Grâce à un processus de recrutement soigné et efficace, vous améliorez votre expérience candidat, ce qui contribue à attirer, faciliter l’intégration et fidéliser des talents de qualité.
• Une flexibilité : Selon vos besoins, le RPO s’adapte aux phases du processus nécessitant un accompagnement (que ce soit en totalité ou de façon partielle). Il va intervenir sur le sujet recrutement au sens large (process, structuration, conseil, opérationnel, onboarding etc…). En déléguant certaines étapes de vos processus de recrutement à des consultants RPO, vous déchargez votre équipe RH et leur permettez de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

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En payant pour un nombre de jours, vous connaissez l'engagement du prestataire, là où le cabinet de recrutement n'a pas d'engagements de moyensLe RPO peut intervenir sur des sujets annexes au recrutement direct, comme le travail sur la marque employeur ou la mise en place d'outils et processus de recrutement au sein de votre entreprise.

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Les inconvénients

• Les tarifs : peuvent être très disparates selon le niveau de prestations. Le prix de celle-ci peut rapidement s'envoler en fonction du nombre de jours nécessaires pour accomplir la mission
• Un risque de désalignement des objectifs : Les RPO peuvent se concentrer sur des indicateurs de performance (comme le volume de candidats recrutés rapidement) plutôt que sur la qualité du recrutement ou l'adéquation à long terme avec les besoins stratégiques de l'entreprise.
• Des coûts supplémentaires : Faire appel à un RPO peut sembler plus coûteux que de maintenir un processus de recrutement en interne, surtout si le contrat est mal négocié ou si les attentes ne sont pas clairement définies. Les économies d'échelle escomptées peuvent parfois ne pas se concrétiser, notamment si l'entreprise a des besoins en recrutement très spécifiques ou fluctuants.
• Un temps d'adaptation : Il peut y avoir un délai avant que le prestataire RPO ne comprenne pleinement les besoins de l'entreprise et soit capable de fournir des résultats efficaces. Ce temps d'adaptation peut retarder les recrutements mais ensuite, succès garanti !

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Quelle solution choisir ? 

Selon votre contexte et vos besoins, faire appel à un cabinet de recrutement peut s’avérer judicieux quand :

• Le poste recherché a un rôle stratégique (ou à haut potentiel)
• Le profil recherché est pénurique, rare
• La nature du poste est précise et le périmètre d’action défini
• Le besoin en recrutement est urgent
• Le nombre de recrutement est élevé
• La prise en main est libre du côté partenaire (délégation à 100% sur le process, sourcing, la préselection)

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Avant de vous lancer dans le choix d’un consultant RPO, demandez-vous s’il a des références liées à votre domaine d’activité :

• A t-il recruté des profils similaires dans d'autres entreprises ?
• A t-il recruté des profils exclusivement en lien avec mon offre ?
• A t-il travaillé avec des acteurs au sein de mon secteur ?
• Partage-t-il la même culture d’entreprise que la mienne ?
• A t-il une connaissance pointue des outils de recrutement ?
• Est-il à l’affût des dernières tendances de recrutement (événements, logiciels, attentes des candidats…) ?

Privilégiez le RPO lorsque le nombre de recrutement est faible ou pour des besoins ponctuels comme dans un contexte de levée de fonds par exemple. Peu importe la durée de la mission, le RPO doit partager la même culture d’entreprise que la vôtre  pour pitcher votre entreprise et ses missions auprès des candidats. Sans culture fit entre le prestataire RPO et votre entreprise, aucune garantie de résultat !