Comment dire non à un candidat sans le vexer ?

Lors d'un processus de recrutement, vous allez devoir faire des choix. Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez écarter un candidat. Cependant, il est essentiel de le faire de manière appropriée. En effet, si vous tirez trop vite des conclusions, vous risquez de perdre un excellent candidat, de délivrer une expérience moyenne, voire de mettre à mal votre marque employeur. Dans cet article, nous allons vous présenter 5 étapes pour dire non aux candidats sans les vexer.

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Soignez votre expérience candidat de bout en bout

Pour commencer, il est essentiel de soigner votre expérience candidat sur l'intégralité du processus. Le cas de figure où vous dites non à un candidat doit être anticipé, préparé et séquencé. Il vous faudra notamment imaginer à l'avance à quel moment un refus de candidature est possible :

• Lors d'une candidature spontanée
• En réponse à une offre d'emploi
• Après un 1er échange téléphonique
• Suite à un entretien
• En phase finale

Pourquoi ? Nous sommes tous d'accord pour dire que les candidats méritent une réponse. Et c'est le stade du refus qui vous aiguillera sur le mode de réponse le plus adapté : mail semi-personnalisé, appel téléphonique, mail ultra personnalisé, etc.

N'oubliez jamais qu'un refus peut être temporaire. Vous écartez un candidat à l'instant T, mais il se peut que d’ici à quelques mois vous changiez d'avis. Si vous n'avez pas su gérer cette phase de refus, le candidat recontacté pourra décider de vous écarter à son tour. Il est donc crucial de gérer au mieux votre processus et d'être transparent avec le candidat.

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Donnez du feedback sans langue de bois

Les candidats ont besoin de savoir pourquoi ils sont écartés d'un poste éventuel, et vous avez intérêt à leur donner des explications constructives. Faire un feedback clair est une étape cruciale dans votre processus de recrutement qui vous permettra de donner de la crédibilité à vos actions. En effet, on le dit et on le répète : chaque candidat mérite une réponse. Ils prennent de leur temps pour répondre à une offre ou candidater spontanément. Côté recruteurs, vous avez la responsabilité de traiter les candidatures et d'apporter un retour le plus transparent possible.

Il n'y a pas de bonne ou de meilleure façon de faire. L'idéal est de construire votre retour en vous détachant des formules prêtes à l'emploi que les candidats sont lassés de voir :

• "Nous vous remercions pour votre candidature, mais nous sommes au regret ..."
• "Malgré tout le soin apporté à votre candidature, nous ne pourrons donner une suite favorable ..."

Ce genre de retours n'apportent rien si ce n'est de la déception, voire de la frustration pour les candidats qui ne savent pas en définitive pourquoi leur candidature est rejetée.

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Formulez une réponse objective et factuelle

N'en faites pas trop, cela n'apporte rien. Dites tout simplement les choses telles qu'elles sont. Mieux vaut un retour objectif et factuel qu'un discours aseptisé. En toute logique, vous avez dû définir des critères de sélection pour traiter les candidatures, n'hésitez pas à vous appuyer dessus pour donner des précisions sur les raisons qui vous ont poussé à choisir un candidat plutôt qu'un autre. C'est un devoir de transparence vis-à-vis des candidats et cela vous permettra de gagner en crédibilité.

Ne dites pas à un candidat "on n’a pas eu le feeling avec vous donc on a retenu quelqu'un d'autre", c'est trop flou, trop vague et le candidat ne comprendra pas. En revanche, si vous avez détecté des éléments factuels (un manque d'expérience, une compétence technique manquante, mais pourtant absolument nécessaire pour le poste), là, vous devez en parler.

Nous vous conseillons aussi de mettre en avant les éléments positifs chez le candidat. Parler des points "négatifs" est une chose. Dire à un candidat ce qu'on a apprécié lui permettra aussi de valoriser ses atouts et de conserver une image positive de l'entreprise.

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Donnez des conseils, soyez généreux

Les candidats qui postulent sont généralement intéressés par votre entreprise et vous serez donc en bonne position pour les conseiller. Faites-le avec bienveillance et empathie. Si vous décelez un potentiel, ne faites pas l’impasse sur l'opportunité d’aller plus loin dans la relation. Comment ?

• Vous pouvez par exemple lui proposer un autre poste dans votre entreprise si vous avez identifié que le profil correspondait.
• Vous pouvez également encourager le candidat à suivre votre entreprise sur les réseaux sociaux et rester en contact.
• Vous pouvez aussi mettre en relation le candidat avec des recruteurs de votre réseau qui cherchent ce type de profil / compétences.
• Enfin, vous pouvez prendre un réel temps d'échange pour conseiller et orienter le candidat afin qu'il valorise davantage son profil pour ses futures candidatures.

Toutes ces initiatives seront probablement appréciées côté candidat, car vous serez dans une démarche positive. Le candidat pourra parler de vous en bien auprès de son réseau, voire recommander votre entreprise à d'autres personnes.

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Ne ghostez pas vos candidats

"Ghoster" signifie disparaitre et quand on parle de ghosting des candidats, c’est tout simplement le fait pour un recruteur de ne plus répondre aux messages ou aux appels téléphoniques d’une personne après avoir créé du lien. Cette pratique est de plus en plus répandue, car les candidats sont de plus en plus nombreux et les recruteurs de plus en plus sollicités. Pourtant, le ghosting est une pratique qui n’est pas sans conséquence. Elle peut notamment entraîner une perte de temps pour le candidat qui relance le recruteur dans le vide. Sans parler de la perte confiance envers vous et votre entreprise. Sur l'échelle du pire scénario de refus, le ghosting arrive en tête suivi de près par les messages automatisés envoyés 1 an après par votre ATS.

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Dire non à un candidat n'est jamais une chose facile. Mais c'est un moment qui peut devenir constructif pour vous et votre relation avec le candidat. Soyez proactif. Prenez les devants et montrez à vos candidats que vous êtes attentifs à leur situation. C'est une façon de les fidéliser, mais aussi de leur faire comprendre qu'ils ne sont pas qu'un simple numéro de CV dans votre système de gestion des candidatures. Dire non de façon claire, nette et précise permet au candidat de se remettre en question, de progresser et d'avancer.