Comment définir un besoin de recrutement ?

Si vous travaillez pour le compte d’un client, définir le besoin en recrutement est une étape indispensable pour améliorer la productivité de l’entreprise avec un bon matching candidat - objectifs.

Dans cet article, nous allons vous guider dans les différentes étapes pour définir votre besoin de recrutement de manière efficace.

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Comment définir son besoin en recrutement ?

Commencer par analyser votre besoin

Avant de rentrer dans le vif du sujet, prenez le temps de décontextualiser votre besoin :

1. ‍Analyser la situation actuelle : Prenez le temps d'évaluer la situation de votre entreprise ou de votre client. Quels sont les défis actuels, les opportunités de croissance, ou les projets à venir qui nécessitent des compétences spécifiques et un besoin de recrutement ?
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2. ‍ Impliquer les parties prenantes : Organisez des réunions ou des temps d’échanges avec les Hiring Manager pour discuter de leurs besoins. Comprenez leurs attentes, leurs objectifs, et leur vision pour le poste du nouveau collaborateur.
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Que vous travaillez en interne ou que vous soyez recruteur freelance, la manière dont vous définissez vos besoins aura un impact significatif sur le succès de votre recherche de talents.

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Identifier les raisons du recrutement

• Vous développez une nouvelle fonctionnalité qui nécessite du renfort ?
• Vous cherchez à développer une nouvelle équipe tech ?
• Votre activité est en forte croissance ?
• L’un de vos collaborateurs quitte l’entreprise ?
• Vous avez un besoin temporaire sur une mission ou un besoin de compétences spécifiques ?

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Lorsque vous ouvrez de nouveaux postes, pensez à consulter Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences (GPEC). Il s’agit d’une démarche de la gestion des ressources humaines qui permet d’adapter les emplois, les effectifs et les compétences aux exigences issues de la stratégie des entreprises et des modifications de leurs environnements économiques, technologiques, sociaux et juridiques.

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Déterminer les critères de recherche du candidat idéal :

• Formalisez le besoin de compétences, l’expérience et le niveau attendus
• Identifiez les softs-skills nécessaires poste à pourvoir : leadership, multitasking, esprit analytique…

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Un candidate persona doit être crée !

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Voici un exemple de fiche de poste du candidate personae qui est une représentation semi-fictive du candidat idéal pour le poste visé.

Vous pouvez utilisez l’outil ci-dessus pour structurer vos critères de sélection du candidat et ainsi, trouver plus rapidement vos prochains talents !

Attention à ne pas confondre la fiche du candidate personae avec la scorecard, qui elle est un outil de gestion décrivant avec précision le besoin de l’entreprise, les attentes du manager et les compétences attendues pour le poste.

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Sonder les services ou les managers concernés

Tout recrutement naît de la prise de conscience et de l’expression d’un besoin, qu'il soit initié par un dirigeant, un responsable, ou une équipe. Le recruteur a pour rôle de préciser et d’étoffer la description du besoin.

Vous pouvez optimiser la prise d’information avec ce que l’on appelle le “brief de poste”. C’est-à-dire le fait d’échanger avec le hiring manager et poser un maximum de questions, ouvertes et fermées, sur le poste en vue.

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À titre d’exemple, vous pouvez demander :

• Quelle est la journée ou la semaine type du futur collaborateur ?
• Quelles seront ses activités, ses tâches ou opérations ?
• Peut-on déterminer un pourcentage de temps passé sur chacune de ses missions ? (Exemple : 30% de développement, 70% de management).
• Avec qui travaillera-t-il au quotidien ?
• Est-ce un recrutement urgent ?

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Vous pouvez également interroger et recueillir l’avis de l’équipe que votre futur talent va rejoindre. C'est elle la mieux placer pour vous indiquer ce qu’elle attend de son futur collègue et permettra ainsi de faciliter son intégration !

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Si vous travaillez pour un client, il est important de connaître son entreprise comme si vous y étiez : son marché, ses missions, son envergure (nombre de salariés, chiffre d’affaires), sa culture d’entreprise et ses valeurs, son contexte : s’agit-il d’une entreprise internationale ? Quels sont ses projets de développement ?

Autant de questions qui vous serviront plus tard, lors des qualifications candidat. Rien de nouveau, plus vous connaissez votre client et ses besoins, mieux vous en parlerez ensuite et donnerez envie aux candidats de rejoindre l’entreprise !

Renseignez-vous également sur qui a le dernier mot concernant le choix du futur collaborateur : Hiring manager, Head of, DRH, combinaison de plusieurs personnes… Veillez à ce que chacune des parties prenantes soit alignée sur le besoin.

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N’oublions pas qu’il existe deux types de recrutement :

• Interne : moins onéreux, connaît déjà l’entreprise, ses valeurs, son fonctionnement, gain de temps. Parfois, le besoin de compétences peut être comblé par le transfert de collaborateurs, la formation du personnel existant ou une réorganisation de l’équipe.

• Externe : Compétences déjà acquises donc représente une expertise et apporte un regard extérieur neuf sur l’état actuel de l’entreprise et son évolution. La nouvelle recrue améliore la marque employeur si l’onboarding est respecté et le poste est en cohérence avec son statut.

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Pour aider le manager ou le client à exprimer et à formaliser son besoin en recrutement, vous pouvez établir un questionnaire des besoins en recrutement en vous référant aux questions à poser vues précédemment. Ce document est une bonne base pour commencer l’analyse.

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Rédigez votre fiche de poste

Après avoir défini ces étapes et recueilli les attentes de l’équipe ou du Hiring Manager, vous pouvez rédiger la fiche de poste (à personnaliser !) :

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Présentation de l'entreprise :

• Historique de l'entreprise.
• Taille de l'entreprise (effectif total).
• Structure organisationnelle (rapports hiérarchiques, équipe de direction).
• Culture d'entreprise (valeurs, missions).
• Informations sur les clients, les marchés et la concurrence.
• Évolution récente de l'entreprise (croissance, changements importants).

Conditions de travail :

• Politique de télétravail (le cas échéant).
• Équipements et technologies utilisés.
• Politique de flexibilité (horaires, télétravail).
• Avantages en termes de congés payés, avantages sociaux, assurance, etc.
• Possibilité de formations et de développement professionnel.

Profil idéal :

• Soft skills recherchées (ex. créativité, résolution de problèmes).
• Connaissances spécifiques ou certifications requises.
• Niveau de maîtrise des langues étrangères (si nécessaire).
• Éventuellement, une fourchette d'années d'expérience plutôt qu'un chiffre précis.

Avantages et possibilités d'évolution :

• Possibilités de développement de carrière à long terme (promotion, formation, rotation des postes).
• Programmes de récompenses et de reconnaissance (ex. primes, récompenses).
• Possibilités de formation continue ou de perfectionnement professionnel.

Rémunération :

• Détail des avantages (assurance, plan de retraite, avantages sociaux).
• Structure de rémunération (fixe, variable, commissions).
• Informations sur la politique de révision salariale (ex. annuelle).
• Précisions sur les opportunités d'augmentation de salaire en fonction des performances.

Déroulé des entretiens :

• Les étapes du processus de sélection (ex. entretien initial, tests, entretiens supplémentaires).
• Les personnes impliquées dans le processus de sélection (ex. recruteur, responsable hiérarchique, équipe de recrutement).
• Les délais attendus pour les décisions de recrutement.

N'oubliez pas de personnaliser chaque section en fonction des besoins et des particularités du poste que vous cherchez à pourvoir. Une fiche de poste bien élaborée aidera à attirer des candidats qualifiés et à définir des attentes claires dès le départ.

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Pour aller plus loin, suivez nos conseils pour optimiser vos annonces de recrutement !

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Les risques d’un besoin mal défini

Si votre analyse du besoin est mal définie, l’erreur de casting peut s’avérer fatidique.

En conséquence, les risques principaux sont les suivants :

• Une perte de temps à sourcer un profil qui ne correspond pas aux attentes du poste visé
• Une perte d’argent car le temps c’est de l’argent et les objectifs ne sont pas atteints
• Une baisse de la productivité de l’entreprise avec un candidat mal sourcé donc non motivé et ne répondant pas aux attentes de performance prédéfinies
• Une baisse de la motivation et la possibilité d’une perte de sens de l’équipe concernée
• Une dégradation de la marque employeur avec un profil qui ne correspond pas au poste et donc, qui va renvoyer une mauvaise image de l’entreprise
• Une crédibilité impactée auprès de votre manager ou de votre client avec l’impression que vous ne comprenez pas ses besoins et donc, n’y répondez pas
• La relation dégradée entre vous et le manager ou le client, suite à de multiples erreurs

Pas mal de risques qui peuvent donc être facilement évités ! D’où l’importance d’échanger au maximum avec le décideur final et l’équipe qui accueillera le nouveau collaborateur. Ne sous-estimez pas non plus les outils et logiciels de recrutement afin d’optimiser vos tâches et votre temps de travail.

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En résumé

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1. Identifiez toutes les parties prenantes du processus de recrutement et identifiez qui prend la décision finale.
2. Cherchez les informations nécessaires et posez les bonnes questions pour une parfaite connaissance du poste et ses enjeux.
3. Croisez, filtrez et centralisez les informations reçues pour une formulation du besoin réussie.

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La définition d'un besoin en recrutement est la première étape pour trouver votre future pépite ! Si vous mettez en place l’analyse proposée dans notre article en vous aidant des outils mis à votre disposition, vous avez toutes les clés pour répondre à vos besoins de recrutement. Pensez à ajuster votre approche en fonction des retours d'expérience pour continuellement améliorer votre processus de recrutement !