Comment collaborer avec des recruteurs freelance ?

Que ce soit pour des besoins ponctuels ou pour des projets à long terme, externaliser vos recrutements via un dispositif RPO (Recruitment Process Outsourcing) implique forcément de savoir collaborer avec des recruteurs freelance. Cependant, une collaboration fructueuse nécessite une préparation minutieuse et une communication efficace.

Dans cet article, nous explorerons les étapes essentielles à suivre pour bien travailler avec des recruteurs indépendants lorsque l’on met en place un dispositif RPO.

Une collaboration qui se prépare pendant les entretiens

Intégrer un recruteur freelance demande un peu de préparation. La première étape est bien sûr le recrutement, autrement dit le choix du consultant RPO avec lequel vous allez travailler. Si vous faites appel à un indépendant, c'est que vous en avez besoin. Votre recruteur aura besoin d'un brief précis lui permettant de comprendre la mission, le cadre, les modalités et vos attentes. Si vous désirez que le projet soit porteur, c'est indispensable.

Lors des entretiens, il est donc crucial d'échanger des informations clés avec votre futur collaborateur. Il doit déjà avoir une vision claire de ses missions, de son rôle dans la société. Pensez à évoquer les éléments suivants :

• Le contexte de la mission
• Les objectifs à atteindre
• Les moyens déployés
• Les étapes et deadline du projet
• Les compétences requises

De plus, votre prestataire doit savoir avec qui il va travailler, quel va être son périmètre d'intervention, ses responsabilités et son rôle auprès des équipes en interne, le cas échéant, ou des parties prenantes impliquées dans les processus de recrutement. Cette phase d'échanges approfondis permet de créer une base solide pour une future collaboration fructueuse et efficace.

La délimitation du périmètre est essentielle

Comme évoqué un peu plus tôt, vous devez vous assurer que le rôle de votre recruteur freelance est bien défini tout en gardant en tête que la collaboration peut prendre fin selon les modalités définies au préalable. Vous devez trouver un accord sur les modalités de réalisation de la mission RPO :

• La durée de la mission
• Les outils mis à disposition
• Le mode de fonctionnement attendu
• Le nombre de jours travaillés
• Le lieu de travail (si contrat en presentiel)
• La possibilité (ou non) de faire du full remote et à quel rythme
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Le fait de définir les paramètres de la collaboration vous permettra d'éviter des conflits ultérieurs.

Nous vous conseillons d'établir un contrat clair et précis. Pour aller plus loin, et selon la nature des informations communiquées, vous pouvez demander à votre prestataire de signer un accord de confidentialité. Enfin, pour vous prémunir d'éventuels litiges, demandez à votre indépendant de souscrire une assurance professionnelle et d'être à jour sur sa situation administrative et comptable.

Une intégration qui doit être préparée

Lorsque votre sélection est faite, il faut ensuite veiller à ce que le freelance s'intègre bien au sein de votre entreprise. Il faut qu'il travaille dans des conditions optimales et qu'il trouve à sa place au sein des équipes en place. Vous pouvez par exemple créer un processus d'onboarding spécifique aux recruteurs en RPO.

Dans tous les cas, nous vous conseillons de présenter votre recruteur freelance à vos collaborateurs, notamment ceux avec lesquels il sera amené à travailler (les hiring manager, RH, autres recruteurs, collaborateurs ou techniques).

Enfin, nommer un "coordinateur" ou "référent" en charge de la relation freelance-entreprise est la solution idéale, surtout si vous envisagez d’avoir recourt au RPO sur le long terme ou avec plusieurs recruteurs. Cette personne pourrait accompagner au mieux le freelance dans la réalisation opérationnelle du projet (accès à l'information, aux documents, aux outils) mais aussi l'aider à bien s'intégrer en interne. Cette personne aurait du temps dédié à votre freelance et pourrait le connecter aux bonnes personnes de l'entreprise. Un gain de temps pour le projet, mais aussi pour le volet social et culture fit.

Salariés et freelance en collaboration

Pour que la collaboration soit positive et efficace avec votre recruteur RPO, il est important qu'indépendants et salariés puissent travailler en étroite collaboration, surtout si votre recruteur freelance rejoint une équipe de recruteurs déjà constituée.

Pour ce faire, chaque partie doit être au clair sur son périmètre de travail. En tant qu'employeur et client, vous devez aider vos équipes à trouver un juste équilibre. Nous vous conseillons d'avoir une idée précise des talents et domaines d'expertise de chacun pour organiser au mieux la collaboration.

Pour aller plus loin, vous pouvez aussi inviter vos freelance aux évènements de l'entreprise, favorisant ainsi la cohésion d'équipe. Dans le quotidien, organisez des pauses-cafés ou bien des déjeuners auxquels salariés et indépendants participeront de concert.

Pas de prestation sans confiance

Une collaboration doit être bénéfique pour les deux parties. C'est pourquoi nous vous recommandons de travailler en étroite collaboration avec votre indépendant, et ce, dès le début du projet. Pour que cela soit possible, n'oubliez pas de lui communiquer tous les éléments nécessaires à l'exécution de sa mission RPO.

Un recruteur freelance est avant tout un professionnel. Il mérite le même respect et la même considération que tous vos autres collaborateurs. En tant que client, vous êtes tenu d'honorer les clauses du contrat signé avec le prestataire.

Le feedback n'est pas optionnel

Travailler avec un recruteur freelance, c'est aussi échanger, communiquer, donner et recevoir du feedback, profiter de conseils avisés. Vous devez être ouvert et réceptif à l'avis extérieur que le freelance RPO pourra avoir sur votre entreprise, vos process, vos outils. Pour optimiser cette expérience, n'hésitez pas à mettre votre freelance en confiance en lui proposant des points d'échange réguliers, formels et/ou informels. Si la proactivité et la créativité sont des critères importants pour vous, alors autant faire preuve d'écoute active vis-à-vis de votre prestataire.

Le feedback est également important en fin de prestation. C'est l'occasion de faire le bilan de la mission, d'en tirer des éléments positifs et des axes d'amélioration pour les deux parties. Cet échange doit se faire en toute confiance et sera le moment idéal pour aborder les points suivants :

• Les objectifs ont-ils été atteints ?
• Une passation est-elle nécessaire ?
• La communication a-t-elle été fluide ?
• Quels sont les éléments à optimiser ?
  
  

À propos du RPO (Recruitment Process Outsourcing)

Confier l'externalisation de ses recrutements à des experts du métier est de plus en plus répandu sur le marché actuel. Le RPO offre de nombreux avantages aux entreprises en leur permettant de recruter les meilleurs profils, même pour des métiers très spécifiques, tout en déléguant la gestion des processus recrutement à des professionnels expérimentés.

Que vous soyez une entreprise de taille réduite ou une grande organisation, cette solution peut être une réponse adaptée à vos besoins en ressources humaines. En faisant appel à des experts du recrutement en freelance ou à des cabinets spécialisés, vous bénéficiez d'un service sur mesure qui s'adapte à votre activité, à votre organisation, et à vos objectifs de recrutement.

Vous cherchez un recruteur freelance pour externaliser vos recrutements ? Pepit.io peut vous accompagner grâce au dispositif RPO, en vous proposant les recruteurs tech les plus adaptés à vos besoins et votre entreprise.